Taaltraining aanvragen bij je werkgever: zo pak je het aan

Een taaltraining vraag je bij je werkgever aan door je manager te laten zien wat die training het werk oplevert: in welke situaties de taal je nu tegenhoudt, wat je na de training kunt, hoeveel tijd het kost en wat het ongeveer kost. Is de taal nodig om je functie goed uit te voeren, dan moet je werkgever die training volgens de wet kosteloos aanbieden. Onderaan dit artikel staat een voorbeeldmail die je zo kunt aanpassen en versturen.

Wie beslist er over jouw taaltraining?

Dat verschilt per organisatie, en het is vaak minder duidelijk dan je denkt. In de praktijk spelen drie partijen een rol:

• Je manager. Die ziet het dagelijks: in welke overleggen je stiller bent, welke mails langer duren, welke klanten je liever aan een collega overlaat. Vaak is de manager degene die een training goedkeurt of afwijst.
• HR of L&D. Die beheert het opleidingsbudget en het opleidingsplan, regelt de inkoop en kiest de aanbieder.
• Jijzelf. Steeds meer werknemers hebben een eigen ontwikkelbudget, bijvoorbeeld via hun cao. Volgens werkgeversvereniging AWVN hadden eind 2020 al bijna 2,2 miljoen werknemers zo’n persoonlijk budget. Heb jij er een, dan beslis je deels zelf.

Weet je niet hoe het bij jullie werkt? Vraag het eerst aan HR. Dan weet je ook meteen of je aanvraag via je manager moet, via een formulier of via een opleidingsplatform.

Heb je recht op een taaltraining van je werkgever?

Soms wel. Sinds 1 augustus 2022 staat in de wet (artikel 7:611a BW) dat je werkgever je in staat moet stellen scholing te volgen die nodig is om je functie uit te oefenen. Is je werkgever verplicht die scholing aan te bieden, dan is ze voor jou kosteloos, telt de studietijd als werktijd en vindt de training waar mogelijk onder werktijd plaats.

Een taaltraining kan daaronder vallen. Blijkt dat je Engels onvoldoende is voor je werk en vindt je werkgever dat Engels voor je functie nodig is, dan moet die training kosteloos worden aangeboden. Voor zulke scholing mag je werkgever ook geen studiekostenbeding afspreken, dus geen terugbetaling als je later vertrekt.

Is de taal niet strikt nodig voor je huidige functie, maar wil je jezelf ontwikkelen of doorgroeien? Dan mag je werkgever wel een studiekostenbeding met je afspreken. Lees zo’n afspraak dus goed voordat je tekent. Twijfel je over jouw situatie, kijk dan in je arbeidsovereenkomst en cao, of vraag het na bij HR.

Hoe maak je je aanvraag sterk?

Een manager zegt sneller ja tegen een concreet plan dan tegen “ik wil graag mijn Engels verbeteren”. Zet deze vier dingen op een rij:

1. De situaties. Waar loop je nu tegenaan? Denk aan een wekelijks overleg in het Engels, presentaties voor internationale collega’s, mails aan Duitse klanten of telefoongesprekken met leveranciers.
2. Het doel. Wat kun je na de training dat je nu nog niet kunt? Hoe concreter, hoe beter. “Zelfstandig een klantgesprek in het Engels voeren” zegt meer dan “beter Engels spreken”.
3. Tijd en vorm. Hoeveel uur per week kost het, en past dat in je werk? Een training bij jullie op kantoor of online scheelt reistijd.
4. De kosten. Een indicatie helpt je manager om ja te zeggen. Voor de werkgever is goed om te weten dat een vergoeding voor scholing onder voorwaarden is vrijgesteld van loonheffing via de werkkostenregeling, en dat de trainingen van Language Partners zijn vrijgesteld van btw.

Stel: je werkt als accountmanager bij een technisch bedrijf en de helft van je klanten zit in het buitenland. In het maandelijkse klantoverleg laat je het woord aan je collega, omdat je bang bent een technische vraag verkeerd te begrijpen. Dat is precies het soort situatie dat je manager herkent, en die maakt je aanvraag concreet.

Weet je niet precies welk niveau je nodig hebt? In taalniveaus uitgelegd: welk niveau heeft je team nodig? lees je wat de ERK-niveaus in de praktijk betekenen.

Voorbeeldmail aan je manager

Pas de tekst tussen haken aan op jouw situatie. Hoe concreter de voorbeelden, hoe sterker de mail.

Wat als je manager nee zegt?

Vraag waarom. Een nee gaat vaak over timing of budget, niet over de vraag zelf. Een paar mogelijkheden:

• Het budget is op. Vraag of je aanvraag mee kan in het opleidingsplan voor volgend jaar. Veel organisaties maken dat plan in het najaar, dus nu aanvragen is precies op tijd. Lees ook waarom een start in januari in november wordt beslist.
• Het is niet nodig voor je functie. Kijk dan of je een eigen ontwikkelbudget hebt, of stel voor dat je een deel zelf betaalt of in eigen tijd volgt.
• Het is te veel tijd. Stel een kortere of intensievere variant voor, of een traject met minder sessies en meer zelfstudie tussendoor.

Wat doet Language Partners als je werkgever akkoord geeft?

Dan begint het traject met een behoeftegesprek en een intake per deelnemer, met een schrijf- en spreektoets. Daarna volgt een voorstel op maat: individueel, of in een groep van maximaal acht deelnemers als meer collega’s meedoen. De training vindt bij voorkeur bij jullie op kantoor plaats, maar online of op een van onze locaties kan ook. Na afloop krijg je een certificaat met je ERK-niveau. Lees meer over onze werkwijze.

Veelgestelde vragen

Moet mijn werkgever een taaltraining betalen?

Als de taal nodig is om je functie uit te oefenen en je werkgever verplicht is je die scholing te bieden, dan moet de training kosteloos zijn en telt de studietijd als werktijd. Dat staat in artikel 7:611a van het Burgerlijk Wetboek. Voor andere scholing is je werkgever niet verplicht te betalen, maar veel werkgevers doen het wel.

Mag mijn werkgever de kosten terugvragen als ik vertrek?

Niet als het om verplichte scholing gaat die nodig is voor je functie. Dan is een studiekostenbeding niet toegestaan. Voor scholing die niet verplicht is, mag je werkgever wel een terugbetalingsregeling met je afspreken. Lees die afspraak goed voordat je tekent.

Kan ik als medewerker zelf contact opnemen met Language Partners?

Ja. Je kunt een voorstel opvragen en dat doorsturen naar je manager of HR. Zo heeft je werkgever meteen een concreet beeld van inhoud, duur en kosten.

Telt een taaltraining als werktijd?

Bij verplichte scholing die nodig is voor je functie wel, en dan vindt de training waar mogelijk onder werktijd plaats. Bij andere scholing hangt het af van de afspraken met je werkgever.